マニュアルや作業手順書、見直していますか？

更新日：10月8日

～業務に即したマニュアル類の更新と変更管理を～

投稿：舩生好幸（仕組みづくりアドバイザー、JRCA登録QMS審査員補）2025.1.22

（更新：2025.10.8）

作業や業務についての方法や順序などを記載した業務マニュアルや作業手順書、などが皆様の組織や職場にもあると思います。

それらのマニュアル、最後に見直し（改定・追記・更新…）を行ったのはいつでしょうか。

たとえば、3年～5年前に制定されて以降、一度も改定が行われていないマニュアル類があるなら、多くの場合、使われていない可能性が高いと思います。

それらのマニュアル類は、当時はともかく現時点で、必要・有用な内容が記されているのか確認し、必要であれば内容を改める、或いは思い切って廃止するなど、アクションをとるべきだと思います。

〇頻繁に参照されるマニュアル類ほど改定の頻度は高くなる

一般に、作業・業務の手順や内容は、重要なもの、クリティカル・切実なものほど追加や変更の必要や要求が高まります。

そのため、それら作業・業務に直結する重要な内容が記載されるマニュアル類ほど、参照される頻度は高まり、改定の要求や頻度も高くなります。

また、ベンチャー企業などの新しい組織では、担当メンバーの努力や創意工夫で、頻繁に業務や作業手順が変化（進化・深化）している、という場合もあるかもしれません。

そのような業務・作業について記載したマニュアル類なら、一年のうちに何度も改定が必要でしょう。

また、法令に準拠する必要がある作業のマニュアル類ですと、毎年の法改正に合わせて同時期に改定を行うケースもあります。

〇組織で利用するマニュアル類は適時リリース・変更管理をしっかりと

組織で利用するマニュアル類を改定する場合は、適時のリリースや変更管理も適切に行う必要があります。

多くの場合、改定版のリリースに向けてはスピード感やタイムリーさが求められますが、同時に変更内容の正確さや妥当性の確認も落とせません。

また経営者や関係する組織長や利用メンバー等の関係者から、変更点に対する承認や同意を事前に得ておくことも必要です。

そして、マニュアル類の改定版がいつ登場し、作業ではいつから新マニュアルに切り替える必要があるのか等を、関係者に事前に周知しておく必要もあります。

また、新マニュアルへの移行を面倒がるなどして、旧版の手順で作業を続けようとするメンバーを防止する対策も、場合によっては必要になるかもしれません。

大きく変わる点があれば、利用するメンバーに対して予め説明の機会を設ける、研修やトレーニングの機会を設けて作業本番がスムーズにできるよう準備しておく、等も必要になります。

また、マニュアル類には改定履歴のページを設けるなどして、前回の改定からの変更点をなるべくわかりやすく記述しておきましょう。

「第○○版」などといった版数による変更管理も役立ちます。

（Primary-f 代表）

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