電子メールやFAXの送信ミスを防ぐ

更新日：5月21日

投稿：舩生好幸（ISACA認定CISA、IPA登録セキュリティプレゼンター）2024.9.9

（更新：2025.5.21）

〇電子メールやFAXの宛先の送信ミスを防ぐ取り組みを実施していますか？

電子メールやFAXの送り先や送り方を間違えて、情報が漏えいしてしまうインシデントは、誰にでも起こりうるものです。

電子メールやFAXは、まず、送信前に送り先や送信の方法などを十分確認することを習慣づけておきましょう。

また、電子メールやFAXが送信できる準備ができたら、いったん休憩をとるなど少し時間を置き、気分転換した後でもう一度、点検してから発信する等、余裕をもって発信することをお勧めします。

気持ちが切り替わることで発信前にミスや不備などが見つけやすくなります。

〇メールソフトの誤送信防止機能も有効活用を

メールソフトに宛先チェック、送信保留、取り消しなど誤送信防止機能がある場合は有効活用し、誤送信の防止に役立てましょう。

メールソフトの送信ボタンを押下して数十秒～数分後、安心したところで電子メールに不備や誤りがあることに気付くことは案外多いのではないでしょうか。

メールソフトによっては、送信ボタンを押してから実際に発信されるまでに保留時間を5分、10分、などと設定できる送信保留機能や、

送信してから相手が開封する前までしか使えないなど制限がありますが、送信取り消し機能を備えるソフトもあります。

利用できる場合は、誤送信防止の「最後の砦」になると思います。

普段から、メールソフトやFAXにどんな機能が備えられているか、理解しておくようにすると、いざというときに役立ちます。

〇電子メールの一斉送信の際にもご注意を

複数の受信者に電子メールを一斉送信する際は、送り先が正しいことに加えて、メールアドレスの表示・非表示の方法が正しいことを十分に確認してから送信しましょう。

メールマガジンのように、電子メールを互いに無関係な受信者に一斉送信する場合、受信者のメールアドレスを明示する形式（宛先やCC）で送ってしまうと、メールアドレスの漏洩になってしまいます。

互いに無関係な受信者に電子メールを一斉送信する場合は、受信者のメールアドレスが非表示となるBCCで送信することを徹底しましょう。

（Primary-f／向実庵　代表）

（本稿は、IPA発行の以下の文書を参考に、筆者の意見も加えて構成しています。）

・「5分でできる！情報セキュリティ自社診断」Ver.5.４・設問No.７及び解説

（「5分でできる！情報セキュリティ自社診断」のダウンロードはこちらからどうぞ。）

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